25 de agosto, 2008

Criando Apresentações Profissionais

Estas 50 dicas e truques, da revista Mobile Computing, vão ajudar você a melhorar suas apresentações e manter o público acordado e atento.

Para a grande maioria, ir ao dentista é igual a dar um passeio no parque, se comparado a falar em público. Há sempre uma ansiedade de antemão, um nervosismo perante o microfone e a tortura de olhar para o rosto do público, o que torna essa experiência uma agonia do começo ao fim.

Mas o medo de fazer uma apresentação pode ser superado se você dominar as etapas básicas: falar com clareza, ser entusiástico sobre o assunto e dar o recado em 20 minutos. O apresentador que faz isso com sucesso pode ser chamado de um sobrevivente; aquele que aprende a gostar disso pode ser considerado um expert. Quanto àqueles que fracassam em suas apresentações, bem, vale pela soneca.

O que estamos apresentando a seguir é mais do que uma lista de dicas e truques. Pense nestas diretrizes como se fosse uma construção que precisasse de uma sólida apresentação. E lembre-se de que você não tem que ser versátil como um apresentador de talk-show ou espirituoso como um comediante para agradar o público.

Então, mãos a obra e prepare-se. O show vai começar.

Preparação

O fracasso no planejamento é um planejamento fracassado. Leve em consideração esta máxima quando começar a trabalhar na apresentação. Formule uma estratégia para explicar a mensagem e faça-a de forma simples.

1. Antes de começar a escrever, trace seus objetivos. Descubra a missão e a finalidade da apresentação por meio de três perguntas cruciais: Quem é meu público? O que eles precisam saber essencialmente? Como passar a mensagem ao público através da apresentação?
2. Tente escrever a apresentação de trás para frente. Comece com a conclusão para criar um final marcante e depois escreva o corpo da apresentação que explique o final, enfatizando os pontos necessários. Conclua com uma introdução que aos poucos vai prendendo a atenção do público para a apresentação.
3. Uma boa técnica é escrever um rascunho da apresentação utilizando fichas ou recados adesivos. Este é um bom método para levantar idéias, editá-las e rearranjá-las. Anote cada ponto que pode ser discutido e reorganize-os para obter um esboço da apresentação.
4. Focalize em uma progressão lógica. Verifique se cada slide está ligado ao anterior. Se algum slide puder atrasar ou não se encaixar na apresentação, é melhor excluí-lo.
5. Vinte por cento do que se é dito engloba 80 porcento do conteúdo da apresentação. Tente ser incisivo e utilize uma linguagem direta para alcançar o núcleo do assunto.
6. Um bom elemento visual vale mais do que mil palavras. Os principais pontos devem se apoiar em quadros, gráficos ou figuras que sirvam para ilustrar o assunto. Estudos demonstram que metade do que um grupo apreende de uma apresentação vem de elementos visuais.
7. Não sobrecarregue sua apresentação. Se o núcleo do slide não puder ser apresentado em sete segundos ou menos, é perda de tempo. Tente dividir o assunto em dois slides ou mais, lidando com ele de forma mais sucinta.
8. Mantenha sempre o mesmo tipo de transição. Uma grande variedade de transições entre slides pode tornar a apresentação visualmente confusa ou fazer com que pareça amadora.
9. Nunca deixe que os efeitos especiais arruinem sua apresentação. Efeitos especiais e visuais devem ser o glacê do bolo e utilizados moderadamente para evitar exageros. Jamais use efeitos para cobrir uma falta de conteúdo, uma vez que estes truques servem para acrescentar estilo e não substância. Lembre-se de que uma apresentação não deve parecer um “circo voador”.
10. Utilize marcadores para acentuar os pontos principais. Sua carreira pode decolar ou acabar com base na regra do “6-6-6″: nada mais do que seis palavras por item, seis marcadores por página e seis páginas de texto por fila.
11. Evite usar fonte menor do que o tipo 18 senão a platéia terá que se torcer para enxergar o texto. Use itálico eventualmente e escolha uma fonte de fácil visualização tanto na tela quanto no papel. Dica para escolher bem a fonte:
.  Para textos longos, usar Garamond, porém, não usa-la para textos curtos;
.  Para títulos, textos curtos e texto em bullets, usar Comic Sans. É mais relaxada e casual
.  Cabeçalhos ficam bem com Verdana
12. Escreva na voz ativa e não na passiva. Verifique se há erros de ortografia, concordância, sintaxe, etc. que possam comprometer a credibilidade da apresentação. Evite jargões e gírias: elas só obscurecem o texto. Nunca use muitas abreviações juntas, pois a mensagem pode virar uma sopa de letrinhas.
13. Seja sensato ao utilizar cores. Para o fundo, escolha as cores do logo da empresa, por exemplo. As cores também podem ser usadas para grifar o que está sendo dito: o preto transmite autoridade; o marrom é mais natural; o vermelho é paixão, o azul transmite frieza. O branco pode significar limpeza ou esterilidade enquanto que o amarelo pode transmitir confiança e conhecimento.
14. Evite usar os modelos que acompanham o programa. Eles estão tão batidos que acabaram virando clichês visuais. Muitos sites na Internet oferecem diversos modelos que podem ser baixados da rede e que podem dar uma roupagem nova a sua apresentação. Se tudo falhar, contrate uma empresa para confeccionar um modelo sob medida; sairá um pouco caro, mas você ganhará anos de uso com ele.
15. Se não houver tempo suficiente para preparar adequadamente uma apresentação, não aceite o projeto. É melhor esperar e fazer a coisa certa a desapontar por falta de preparação. Uma apresentação não planejada nunca convence o público.

Prática

Os ensaios podem fazer com que o material flua naturalmente.

1. Reveja a apresentação antes de demonstrá-la para conhecê-la a fundo de modo que nada o surpreenda.
2. O tempo é tudo. Cronometre quanto tempo a apresentação leva; depois de alguns ensaios, melhore-a retirando slides desnecessários e cortando textos irrelevantes.
3. Fale pausadamente. Uma pessoa normal pode falar até 150 palavras por minuto. Para que uma apresentação fique agradável aos ouvidos do público, o apresentador deve utilizar aproximadamente 80 porcento desta velocidade.
4. Peça a um colega de confiança para que assista a um ensaio seu e o critique depois. Se ainda assim você se sentir apreensivo, contrate um consultor para auxiliá-lo a melhorar sua fala, velocidade e a qualidade do material. Lembre-se de que uma apresentação não é um discurso. Ela precisa ser realizada de forma casual.
5. Filme a apresentação para identificar os erros na aparência e apresentação. Use esta oportunidade para limpar certos “ums” e “ahs.” Um consultor poderá ajudar ensinando-o algumas dicas de como atuar em público.
6. O objetivo é fazer a apresentação em 20 minutos. Se ultrapassar esse tempo, quebre as principais idéias em blocos de 10 a 15 minutos para prender a atenção do público.
7. Uma apresentação não deve ser decorada, mas se bem ensaiada, poderá fluir naturalmente. Consultores recomendam cantar a apresentação na prática, o que facilitaria a memorização dos pontos falados.
8. Se você tiver tempo, repasse a fala na sala em que fará a apresentação. Quanto mais confortável você se sentir com o material e o ambiente, melhor será sua palestra.
9. As apresentações em grupo são as mais difíceis de realizar. Certifique-se de que todos os membros fizeram ensaios e que a transição entre eles está bem concatenada.

Ferramentas

Existem inúmeras ferramentas de apresentação no mercado—algumas melhoram o foco, outras desviam a atenção.

1. As ferramentas devem servir para seus fins. Uma única ferramenta de apresentação não pode ser usada para tudo. Os “flipcharts”, por exemplo, são perfeitos para grupos pequenos, custam pouco e não correm o risco de interrupções. Já um retroprojetor é ideal para grupos maiores.
2. Lembre-se de carregar todos os cabos e acessórios necessários. Quanto mais sofisticada a ferramenta, maiores serão as chances de que alguma coisa dê errado. Então, leve uma extensão, cabo de vídeo e lâmpada extra, já que nunca se sabe quando eles serão necessários.
3. Evite aquelas canetas a laser, pois ninguém consegue segurá-las com firmeza. Um apresentador que tem um microfone em uma das mãos e uma caneta a laser na outra acaba tendo que fazer altos malabarismos. Se o projetor tiver um recurso de zoom para focalizar um determinado ponto, prefira-o a utilizar a caneta.
4. Use o controle remoto somente se possível. Se estiver utilizando um projetor, um mouse remoto pode ser uma ferramenta útil para se fazer a transição de um slide para o próximo.
5. Um grupo grande requer o uso de microfone. Sempre passe o som antes das pessoas começarem a chegar. Mantenha o microfone longe da ventoinha do projetor - ninguém precisa ficar ouvindo aquele zumbido.
6. Tenha cautela ao utilizar o vídeo. Qualquer excesso fará com que o público comece a cochilar; se usado de menos, será apenas um recurso caro. Verifique se a fita está no ponto e se todas as tomadas próximas estão funcionando. Mantenha uma extensão e um limpador de cabeçote à mão.

Desempenho

O mundo inteiro pode ser um palco, mas agora os refletores estão sob o apresentador e sua fala.

1. Apareça uns 45 minutos antes para montar o equipamento; acrescente uns 15 minutos para passar o som se for falar para um grupo grande. Verifique onde está localizado o interruptor de luz e as tomadas.
2. Isso pode parecer um clichê, mas a primeira impressão é realmente a que fica. Vista-se um nível acima do público para passar autoridade, atentando para camisas ou blusas brancas e ternos cinza ou azuis. Evite acessórios chamativos que poderão desviar a atenção do seu material. Ainda que você esteja muito nervoso, nunca fique manuseando cordões, relógios ou anéis.
3. Esteja pronto para decorar as primeiras linhas do texto. Mesmo se o restante da apresentação não estiver escrito, o apresentador deve ter o material inicial em fichas ou folhas se por acaso alguém se perder.
4. Nunca estrague o show por falta de bateria. Situe o projetor e notebook próximo a uma tomada. Se esta estiver muito distante, utilize a extensão que você, inteligentemente, levou junto com o material para a apresentação.
5. Não apague todas as luzes da sala, apenas parte delas. O grupo precisa de luz suficiente para enxergar você e tomar notas. Uma sala às escuras é um convite para uma soneca.
6. Encare a platéia. Escolha uma pessoa, olhe para ela por alguns segundos e depois mude para outra pessoa. Como numa conversa normal, nunca evite olhar para alguém e nem fique olhando para o espaço, pois pode parecer que o apresentador tem algo a esconder.
7. A linguagem do corpo é muito importante; mantenha-se ereto, não se sente ou gesticule muito. Concordar com a cabeça é uma boa técnica, mas não faça isso em excesso e correrá o risco de ter um torcicolo. Mãos na cintura são permitidas e nunca aponte para o público.
8. Fale claramente e alto, mas não grite. Tente se dirigir à platéia em primeira pessoa; use “Eu” em vez de “você.” Module sua voz, abaixando-a ou levantando-a quando quiser enfatizar algo, a fim de evitar a monotonia. Seja entusiástico e apaixonado, e nunca tente aparecer ou ser extrovertido demais.
9. Um apresentador normal não é um comediante profissional, e dessa forma, piadas devem ser usadas com cautela. Nunca finja uma risada, dê apenas um sorriso amarelo. Nunca use piadas pesadas ou escatológicas. Certifique-se de que a piada é realmente engraçada; na dúvida, não faça uso delas.
10. Se sua apresentação durar mais de uma hora, coloque um intervalo, mas seja firme com o público e estabelece um tempo para retorno. Lembre-se de encaixar o intervalo em um ponto estratégico da apresentação: após concluir um tema importante, ou antes, de começar um novo assunto.
11. A voz do apresentador é a sua maior ferramenta. Um apresentador deve evitar cafeína, açúcar, chocolate ou leite antes de fazer uma apresentação, pois estes produtos podem dar sede ou criar muco. Um aquecimento da voz antes da apresentação pode ajudar e servir como um momento para você se centralizar na mensagem. Apresentadores experientes esfregam um pouco de vaselina nos dentes para o lábio superior deslizar e gerar saliva a fim de evitar que a boca resseque.

O Fim

Tire vantagem dos últimos minutos de sua apresentação.

1. Guarde as perguntas para o final. Durante uma pergunta o apresentador tem tempo de reunir seus pensamentos antes de respondê-la. Nunca pergunte se você conseguiu responder à pergunta que lhe foi feita.
2. Os folhetos da apresentação (ou de somente dos principais slides) são importantes para reforçar os pontos principais. Aguarde até o final para distribuí-los, porque se o fizer antes da apresentação, as pessoas poderão se distrair, mexendo no material, em vez de prestar atenção ao que está sendo dito.
3. Quando a apresentação estiver terminando, deixe o projetor ligado, apresentando seu cartão, o logo da companhia, ou os principais pontos da apresentação. No final, desligue o projetor, mas deixe a ventoinha ligada para resfriar a lâmpada, o que prolongará a sua vida útil.
4. Quando tudo estiver guardado, despeça-se formalmente e aperte a mão de todos. Mesmo se estiver atrasado, reserve um tempo para reforçar seu profissionalismo e cortesia. Faça follow up por telefone ou e-mail com alguns participantes para ver se eles têm dúvidas, precisam de cópias da apresentação ou querem fazer comentários.

Recuperação de Desastres

Se houver possibilidade de alguma coisa dar errado, dará. Durante uma apresentação, incidentes da Lei de Murphy podem ser trágicos. Seja pessimista, estando pronto para qualquer eventualidade.

1. Exceto em casos de terremoto, fogo ou ataque terrorista, o show deve continuar. A única coisa a fazer quando acontece um erro é tirar o melhor proveito da situação, recuperar a compostura e continuar com a apresentação. Se um slide importante não funcionar, trabalhe nele verbalmente ou deixe-o por último se possível.
2. Se faltar luz, não tente correr. Apresente apenas os slides importantes e reserve um bom tempo para perguntas e debates. Se a palestra for boa e o material envolvente, o público arranjará tempo.
3. Mantenha uma cópia da apresentação em disquete, Zip disc ou compact disc, carregada no notebook no caso de o HD falhar. Mantenha também uma cópia do viewer do PowerPoint em disco para recomeçar a apresentação após uma emergência.
4. Pode parecer banal, mas se o projetor pára de repente, mexa nos conectores, tente outras configurações de vídeo e - se tudo falhar - reinicie o computador.
5. Mantenha controle do público. Nunca se aborreça com um participante inoportuno. O papel do apresentador é passar a mensagem e não iniciar uma briga.

Dicas adicionais para professores:

1. Em cada novo capítulo, incluir uma introdução sobre o que será tratado, qual a importância do assunto e como isto impactará a audiência
2. Acredita-se ser melhor escrever todo o capítulo e só então preparar a introdução
3. Ao iniciar a aula, fazer a apresentação do professor, se isto não tiver sido feito antes por outra pessoa
4. Falar da agenda dos trabalhos, horários importantes, interrupções – é conveniente uma parada a cada 90 minutos
5. Melhor hora para fazer a apresentação: entre 9 e 11hs ou entre 15 e 16hs. Apresentações logo após o almoço devem ser evitadas
6. Evitar as sextas e segundas-feiras.

Comentário

Perfil

Prof. Livre-docente Julio Sergio Cardozo

Consultor em gestão de negócios, conferencista, autor de livros e artigos e professor livre-docente em controladoria e finanças.

veja a biografia

O que estou lendo

O Melhor Vem depois. Desvendando o Enigma da Longevidade.
Longevidade é viver bem por muitos anos. Andrea Giardino & Julio Sergio Cardozo

 

Manual de Contabilidade Societária
Aplicável a todas as sociedades de acordo com as Normas Internacionais e do CPC.

 

MANUAL DE AUDITORIA E REVISÃO DE DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS:
Novas Normas Brasileiras e Internacionais de Auditoria , por Claudio Gonçalo Longo

 

 INOVAÇÃO E MÉTODOS DE ENSINO PARA NATIVOS DIGITAIS
Obra recomendada para profissionais de educação que tenham como desafio melhorar o nível de motivação de seus alunos em sala de aula.  Escrita por diversos autores e organizada por Marcelo Veras. 

 

AUDITORIA Tradução da 7A. Edição Norte-Americana, por Audrey A. Gramling, Larry E. Rittenberg e Karla M. Johnstone e tradução técnica por Antonio Zoratto Sanvicente.   Apresenta abordagem ampla e comtempla os principais tópicos da auditoria. Livro publicado pela empresa  Cengage Learning.  

 

Você não tem de ceder!Você não tem de ceder!
A
Trajetória de Força e Ética de um CEO no Brasil